El reglamento se aplicará al tratamiento de datos personales por parte de todas las instituciones y organismos comunitarios, en la medida en que esta utilización se lleve a cabo para el ejercicio de actividades que pertenecen al ámbito de aplicación del Derecho Comunitario.

La norma especifica cómo debe realizarse el tratamiento de los datos para asegurar la protección del derecho a la intimidad de las personas afectadas. Así, establece que los datos deberán ser tratados "de manera leal y lícita", reogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no ser tratados posteriormente de manera incompatible con estos fines.

Sólo se considerará que el tratamiento de los datos personales es lícito si es necesario para el cumplimiento de una misión de interés público en virtud de los Tratados constitutivos de las Comunidades Europeas, o bien si es necesario para que la persona afectada cumpla una obligación jurídica. Además, los datos personales serán utilizados si el interesado ha dado su consentiiento o si es necesario para proteger sus "intereses esenciales".