El convenio fue suscrito, por parte española, por los ministerios de Fomento y de Interior, por el Ayuntamiento de Madrid y por la patronal de Empresas de Táfico (Pemtra). Por parte extranjera, el acuerdo fue suscrito por ITS Congress Association ASBL y por Ertico SC.

El acuerdo establece que será la Dirección General de Industrias y Tecnologías de la Información, del Ministerio de Industria y Energía, el organismo ejecutor de las medidas de coordinación y organización del congreso.