Este sistema, desarrollado cnjuntamente por las cuatro instituciones, es considerado por los responsables del Ministerio de Cultura como una experiencia excepcional no sólo por los resultados, sino por la significativa fórmula de mecenazgo cultural que ha supuesto.

En un proceso continuado, iniciado en 1986 y finalizado en 1994, Cultura, la Fundación Areces e IBM implementaron e instalaron en el Archivo de Indias un sistema informático integrado que utiliza las más avanzadas tecnologías de la imagen digital, que ofrece grandes vntajas para el servicio a la investigación.

Toda la información descriptiva del Archivo está en la actualidad incluida dentro del sistema de Información y Referencia y permite una localización rápida de los documentos que se desee consultar.

Más de diez millones de páginas han sido reproducidas mediante la digitalización por escáner y se encuentran disponibles para su consulta a través de disco óptico y monitor de alta resolución en la misma sede del Archivo, en Sevilla.