Por el momento, las secciones de Patronato Real y de Estado, consideradas de las más pequeñas del Archivo, están totalmente informatizadas, aparte de series muy concretas de documentos. Patronato incluye fondos relativos a los primeros años del Descubrimiento, tales como informaciones de méritos y servicios de descubridores y bulas, entre otros.

El proyecto, qu pretende digitalizar más de 43.000 legajos, que contienen a su vez cerca de 80 millones de páginas, ha sido desarrollado conjuntamente por el Ministerio de Cultura, IBM y la Fundación Areces.

Esta iniciativa permite el acceso a una base de datos con toda la información descriptiva generada en el Archivo de Indias mediante veinte pantallas de ordenador que están a disposición de los investigadores que previamente acrediten su condición y el tema en el que están interesados.

FACILITAR LA INVESTIGACIO

El nuevo sistema facilita considerablemente la labor de difusión del archivo y su utilización por los investigadores (en 1991 se produjeron 37.000 consultas), al tiempo que se protegen los documentos originales que ya no tendrán que ser manipulados por el interesado.

En el Archivo se conserva el mejor conjunto de fuentes documentales para el estudio de la historia del continente americano y de Filipinas desde finales del siglo XV hasta finales del XIX, es decir, 400 años de presencia directa de spaña en sus colonias.

Investigadores de todo el mundo, pero especialmente de España, Iberoamérica y Estados Unidos, acuden a diario a esta fuente documental, la más importante que existe sobre el tema, que a partir de ahora podrán solucionar en cuestión de segundos las trabajosas búsquedas de documentos que antes les llevaban horas.

Un protocolo de menús sencillos y coloquiales permiten al usuario formular preguntas sobre fechas, nombres propios y otros conceptos clave, para los que obtiene respesta clara y rápida en la propia pantalla. La aplicación de la tecnología ha optimizado también la calidad de imágen de la copia, imprescindible en este tipo de documentos.

El sistema utilizado es el almacenamiento digital de imágenes en disco óptico, para lo que se ha creado una base de datos con un volumen superior a los 1.000 Megabytes, con capacidad para más de 400.000 registros.

Un sistema informático integrado capaz de gestionar las principales funciones del archivo histórico servirá para s aplicación en otros fondos documentales. Todo ello forma parte de una experiencia piloto que podrá extenderse a otros archivos del Estado.