Según el sistema del Cosejo, la unidad central de cada Estado de la UE intercambiará información directamente de forma rápida con la unidad central de otros Estados miembros. Estos datos se notificarán también a la secretaría central del Consejo, para pasar a formar parte de un archivo informatizado que, además, cuenta con la transmisión de imágenes.

Parte de este sistema es un cuestionario que pretende ofrecer información "ad hoc" normalizada para todos los Estados miembros, incluyendo datos sobre la nacionalidad, el tipolas características del documento, así como cualquier información relativa a la persona que falsifica.

Esta decisión comunitaria ha partido de Alemania y queda recogida en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas (DO L 81 de 1/04/00). Las autoridades competentes germanas habían alertado sobre la alta cifra de documentos falsificados que circulan dentro de la Comunidad.