Las Naciones Unidas se encargarán de la planificación y organización de la reunión y la preparación de la documentación apropiada, así como de las invitaciones de los participantes y el apoyo sustantivo durante la reunión.

Por su parte, España se encargará de todas aquellas tareas logísticas, como el transporte de los participantes, los gastos relacionados con el viaje y el alojamiento, las instalaciones y servicios para la reunión, los suministros y equipo de oficina necesarios, entre otros.

Los participantes, funcionarios de Naciones Unidas y todas aquellas personas que asistan a la reunión y desempeñen funciones en relación con ella, gozarán de las prerrogativas e inmunidades previstas en la Convención de las Naciones Unidas.

El Foro Permanente para las Cuestiones Indígenas sirve de órgano asesor del Consejo Económico y Social y tiene el mandato de examinar las cuestiones indígenas desde el punto de vista económico y social, cultural, del medio ambiente, la salud y los derechos humanos.

El foro está integrado por 16 expertos independientes que actúan a título personal y que son elegidos cada tres años, aunque pueden ser elegidos por un período adicional.

La mitad de los miembros son nombrados por los Gobierno y los otros ocho son elegidos directamente por las organizaciones indígenas en sus respectivas regiones.

Desde mayo de 2002, el foro se reúne una vez al año durante diez días hábiles. En los últimos años se ha consolidado como el espacio internacional de mayor relevancia para el diálogo y la promoción de las cuestiones que afectan a los pueblos indígenas del mundo.