Los organizadores del evento -presidencia de la Comunidad, Comisión de la Comunidad Europea y el foro de la Juventud de la CE- tienen la intención de utilizar los documentos y las conclusiones del encuentro para elaborar los nuevos programas de juventud comunitarios.

Las delegaciones nacionales estarán formadas por 11 jóvenes de cada uno de los países comunitarios, de entre 15 y 25 años, así como por representantes de los ministerios d juventud y Consejos Nacionales de Juventud.

En cada uno de los países comunitarios se ha constituido un comité de apoyo, que en el caso español está formado por el Instituto de la Juventud, el Consejo de la Juventud de España, la agencia española del programa "Jóvenes por Europa" y la unidad de coordinación nacional del programa "Petra".